Organizar a Rotina

Como organizar a rotina e ter mais tempo no seu dia

Hábitos e rotinas, a melhor receita para um dia produtivo

Como você pode organizar a rotina e ter mais tempo no seu dia e um dia mais produtivo. É justamente disso que vou tratar neste post.

Em primeiro lugar, ter um dia produtivo não é um ato de sorte, é o resultado de um bom planejamento. Embora sempre haja imprevistos, é preciso aprender as coisas a tempo de recuperar o controle do dia e deixar pronto o melhor cenário preparado para o dia seguinte.

No meu caso, foi fundamental em minha carreira adquirir disciplina para planejar o dia a dia. Adotar hábitos e organizar a rotina para, por fim, ser mais produtivo e eficaz. Claro, nem tudo é rígido ou um planejamento milimetrado. A flexibilidade também deve, às vezes, ter seu espaço. Mas pelo menos no meu caso, tenho certeza de que os hábitos são a espinha dorsal dos meus dias de trabalho e até dos meus dias de folga.

Portanto, uma cadeia de hábitos compõe o ato de organizar a rotina.

Em suma, é exatamente essa estrutura que nos permitirá operar de forma otimizada e que fará com que nos sintamos mais equilibrados.

Os 10 hábitos básicos que incluo e sugiro para organizar a rotina diária

Exercício

Estou convencido de que o exercício é essencial para um bom funcionamento do corpo e da mente. Para mim, é fundamental começar o dia com atividade, não só física, mas mental também. Do mesmo modo, o exercício me coloca no melhor nível de energia física e mental.

Praticar exercícios noturnos até funciona para mim, mas já percebi que para mim pela manhã eles me trazem mais benefícios ao longo do dia. A injeção de motivação e energia de que preciso pela manhã não consigo de outra forma e em outro horário. Embora haja pessoas que se exercitam à noite e para elas funciona incrivelmente.

Portanto, ao organizar a rotina, teste diferentes horários para se exercitar para identificar qual funciona melhor para você.

Organizar a Rotina -Exercício

Atualmente, acordo às 5h30 e faço exercícios das 6h às 7h. Nos fins de semana, acordo às 9h00, mas também faço exercícios. Costumava ir 3 dias por semana para a academia. Porém, nesses momentos de contingência substituí a academia por rotinas de exercícios em casa. Felizmente consegui manter minha rotina e o hábito de organizar a rotina.

E sim, acordar cedo às vezes pesa para mim. Na verdade, sempre. Detesto acordar cedo, meu organismo é mais noturno, hahahahahah.

Mas não me arrependo nunca de passar pelo menos 40 a 45 minutos me exercitando pela manhã.

Nos outros 4 dias que não me exercito, busco fazer meditação ou yoga no mesmo horário. Em alguns dias pratico meditação, em outras Chi Kung. Outros dias, até Yoga pratico. Vou variando de acordo com meu estado de espírito no dia.

Respeitar o café da manhã, almoço e jantar

Aconteça o que acontecer, nunca comece o dia sem tomar o café da manhã. Do mesmo modo não pule o almoço e o jantar. Posteriormente ao exercício, uma alimentação saudável é o combustível que você necessita para enfrentar o dia. É importante incluir proteínas, frutas e alguns carboidratos para ter um bom equilíbrio energético.

Ao mesmo tempo, é fundamental respeitar os horários das refeições. Pessoas que costumam ficar muitas horas sem comer, quando voltam para se sentar à mesa, querem devorar tudo o que lhes é colocado na frente. Isso também não é nada saudável.

Se por algum motivo você tiver compromissos nos horários das refeições, sempre tenha em mãos alguma coisa que possa comer. Assim você evita a queda da sua energia. Da mesma maneira isso evita a acidez e o ronco no seu estômago. Portanto, pode pensar em ter sempre com você amêndoas, ou outros tipos de frutas secas, algumas frutas ou até baby cenouras ou cenouras em tirinhas.

Em conclusão, o cérebro e nosso corpo em geral não funcionam bem se não forem hidratados e alimentados adequadamente.

Ler, ouvir ou assistir a bons conteúdos desde o início do dia.

Enquanto me exercito, geralmente escuto podcasts. Tenho ouvido podcasts sobre vários tópicos há muitos anos e os assino ou cancelo a assinatura conforme meu interesse por novos conteúdos.

Além disso, tento evitar há algum tempo assistir ou ouvir notícias durante meu café da manhã. Assim, o hábito de ligar a TV durante o café da manhã ficou para trás. O material negativo, tendencioso e as vezes trágico e exagerado que a mídia de massa tem, não é a melhor maneira de começar o dia. Também não é o conteúdo que quero pôr na minha cabeça logo cedo. Sou uma pessoa positiva no geral, e prefiro manter minha mente nessa vibração desde cedo.

Organizar a Rotina - Podcast

Existem muitas informações e conteúdos valiosos que você pode ler, ver e confiar se souber procurá-los bem.

Portanto, para mim a alternativa perfeita tem sido consumir informações por meio de um feed RSS ou através de algum leitor de notícias. Da mesma forma que eu, através deles, você pode filtrar o conteúdo que consome. Pode também concentrar sua atenção em alguns sites, blogs ou fontes de informação de sua preferência.

Em resumo, existem muitos serviços e aplicativos para todas as preferências, já que são muito fáceis de personalizar. Há o Apple News (já vem em aparelhos da Apple), ou outros como o Feedly ou Flipboard que também estão disponíveis no Android.

Divida seu dia em blocos de trabalho

Desde já, sugiro que você planeje suas atividades do dia, no dia anterior. Então, você não perderá tempo sentado no início do dia em frente ao computador para decidir por onde começar e nem o que fará durante o seu dia.

Organize seus dias de trabalho dividindo-os em blocos de tempo, de acordo com o tipo de atividade ou contexto em que devem ser realizados. 

Está provado que uma forma mais produtiva de trabalhar é agrupar tarefas semelhantes para fazê-las juntas. Então, não perdemos tanto tempo reajustando nosso cérebro para coisas diferentes o tempo todo. Isso evita o cansaço mental e o stress também.

Por exemplo, o ideal é criar blocos de 30-45 minutos durante o dia para realizar tarefas administrativas (chamadas, ler / responder e-mails e procedimentos online simples). Claro, você pode dedicar um pouco mais tempo a isso, se necessário. Porém, no resto do dia não fique checando e-mail o tempo todo. Você pode criar uma regra para ver seu e-mail a cada 20 minutos por exemplo.

Ademais, não desvia sua atenção para outras coisas que não estavam planejadas (óbvio, exceto por alguma urgência). Separe também um tempo limitado para dar uma olhada e participar das suas redes sociais.

Atualmente, se engajar em suas redes sociais e aparecer, ainda que pouco, é importantíssimo para você relaxar. É fundamental também para você fazer seu marketing pessoal e seu networking.

Na sequência, para tarefas que exigem mais foco e concentração, como fazer alguma pesquisa, análise, planejamento ou estratégia, separe blocos de tempo maiores. Principalmente nos horários que você sabe que poderá trabalhar sem interrupções. Por exemplo, pode separar uma hora e meia ou algumas horas para essas tarefas. 

Em seu livro Deep Work, Cal Newport explica em detalhes essa técnica, que faz maravilhas para mim.

Clique na imagem caso queira saber mais ou comprá-lo na Amazon.

Livro Deep Work Organizar a rotina

A seguir, dou mais uma dica alternativa para organizar a rotina. A cada 50 minutos trabalhado de forma bem focada, você para e descansa 5 minutos. Não imagina como isso poderá aumentar sua produtividade e a qualidade do seu trabalho. Portanto, faça também esses intervalos durante o trabalho. 

É necessário que nossa mente respire e se concentre totalmente em cada atividade. 

De igual maneira, você pode tomar como referência a técnica Pomodoro, um clássico em questões de produtividade. 

Em resumo, ela consiste em organizar a rotina e nossas atividades com base em intervalos de 30 minutos, com 25 minutos de atividade e 5 minutos de descanso. E a cada duas horas você faz intervalos maiores.

Não trabalhe o tempo todo sentado

Quando aprendi, nos últimos anos, sobre a tendência do levantar-se e os efeitos positivos que acarretam, comecei a colocá-lo em prática. 

Há alguns anos, já no meu próprio escritório, tenho a minha mesa regulável, e posso dizer que é um dos melhores investimentos que fiz em acessórios e mobiliário de trabalho. Atualmente, já existem vários modelos, preços e sistemas para esse tipo de mesa. Podem ser tanto automatizados como não.

Outra forma é você se levantar de tempos em tempos para esticar o corpo.

Eu costumo fazer isso, justamente quando vou começar os meus 5 minutos de descanso.

Encerre o dia e planeje o próximo

Em suma, no final de um dia de trabalho, dedique de 15 a 20 minutos para fazer um balanço do dia e para planejar o próximo dia. 

Não fique neurótico caso não tenha conseguido terminar 100% do que tinha planejado para aquele dia. Sempre superestimamos nossa capacidade de trabalho, né? Ao mesmo tempo, nunca temos controle sobre os imprevistos que podem aparecer no meio do caminho. 

Planejamento da rotina diária

Assim, use o tempo de revisão do seu planejamento para rever as coisas que não foram concluídas. Veja também quais delas devem ser remarcadas ou até eliminadas.

Com o tempo eu expandi esse conceito para que virasse um planejamento maior. Todas as sextas-feiras eu planejo a semana seguinte. Logo, durante a semana, no final do dia, só reajusto o que é necessário.

Você pode fazer da mesma forma. Mas primeiramente se acostume com o planejamento de organizar a rotina diária que é mais simples.

Não use o computador à noite

Juntamente com o fechamento do dia de trabalho, feche o seu computador e não o abra novamente até a manhã seguinte. Não apenas porque o tipo de luz que o monitor emite inibe a produção de melatonina (o hormônio que induz o sono). Mas também, porque desligar o computador fisicamente significa interromper as atividades de trabalho e dar descanso à sua mente.

Eu por exemplo caso tenha qualquer outra coisa pessoal para fazer online, recorro ao tablet ou ao celular. Ambos os dispositivos, depois das 21h podem ser passados para o modo noturno (tela com luz mais quente e menos intensa). De antemão lembro que como falei antes, leio à noite no meu tablet ou faço algum curso online. Mas sempre uso a configuração de modo noturno, portanto a luz acaba não interferindo no meu sono.

Separe sua roupa para o dia seguinte

Preparar a roupa a ser usada no dia seguinte, na noite anterior, não é coisa só de estudantes. É algo que funciona muito bem para que você, de igual maneira, não perca tempo de manhã pensando: “o que devo vestir?”. Isso também faz parte de organizar a rotina.

Do mesmo modo, já separe sua roupa de ginástica e tudo o que precisa para praticar seus exercícios no dia seguinte. Seja para usá-la logo cedo, ou seja, para levá-la para o trabalho e usá-la em seus exercícios noturnos, já a separe na noite anterior também.

Isso não serve só para economizar tempo pela manhã. Mas ajuda você a minimizar o número de decisões que você tem que tomar a cada dia. Por conseguinte, você terá mais tempo no dia seguinte para dedicar seu foco às decisões que realmente importam naquele dia.

Por que você acha que pessoas como Steve Jobs sempre se vestiram da mesma forma? Mark Zuckerberg também adotou esse costume. Obviamente, não é por falta de dinheiro. Eles escolheram deliberadamente gastar sua energia mental, seu tempo e sua “dose de decisões” durante o dia. Viu que coisa pequena, mas que pode organizar a rotina e pode fazer você ganhar tempo? É claro que definir a roupa não é uma prioridade, por isso decidiram usar “um uniforme” todos os dias para não ter que decidir o que vestir todos os dias.

Projetos, hobbies e atividades pessoais

Fora das horas dedicadas ao trabalho e aos projetos profissionais, é muito importante que você dedique algum tempo para organizar a rotina dos seus projetos pessoais.

Da mesma maneira, é preciso organizar a rotina para as atividades que contribuem para o seu crescimento pessoal. Porém, se você não atribuir horários específicos para isso, eles tendem a passar batido, porque você não os considerará uma prioridade, mas sim algo como “se eu tiver tempo…”.

Eu por exemplo, busco fazer um novo curso e ler pelo menos um livro por mês. À noite, geralmente depois do jantar, uso pelo menos meia hora para um curso e meia hora para ler. É um objetivo pessoal, e eu consigo fazê-lo porque acho importante para minha carreira e meu autoconhecimento, porque eu gosto e principalmente me faz um profissional ou pessoa melhor. Particularmente faço cursos e leio livros bem diferentes a cada mês. Se um mês me aprimoro com um curso sobre trade e trade esportivo, no outro busco fazer algo para meu aprimoramento pessoal, como um curso de terapeuta quântico. Sim, nada a ver com a minha área de trabalho e de atuação, hahahahahhaah

Mas isso depende de você, Eu prefiro dessa maneira porque além de tudo me ajuda a ganhar mais cultura geral 🙂

Tenho lido muitos e-books no meu tablet já há alguns anos. As vezes compro e-books online ou até uso o Kindle e a Amazon. Ando em uma luta ferrenha para que os sites nos quais escrevo comecem a vender ebooks. Uma hora consigo convencê-los 🙂

Algumas indicações de Cursos que eu fiz e recomendo que estão na venda nesse site.

A título de curiosidade, e para que saibam um pouco mais sobre mim, os cursos e livros que me interessam (marketing digital, negócios, tecnologia, desenvolvimento pessoal, finanças e investimentos, criptomoedas, espiritualidade e também ficção e biografias).

Alguns dos cursos vendidos neste site foram recomendações minhas, já que os fiz e sinceramente os recomendo.

Para concluir, os projetos pessoais incluem qualquer tipo de atividade fora do trabalho, como aprender a tocar um instrumento, aprender outro idioma, pintura ou qualquer outro hobby ou paixão que você tenha. Aproveite os finais de semana para abrir espaço para coisas que não cabem na sua agenda durante os dias da semana. Por fim, tenha em mente que a chave para que isso funcione é você programá-los e fazer com que aconteçam.

Meditação, Yoga ou algo para relaxar

Normalmente medito ou faço Chi Kung antes de dormir, não muito mais do que 15 minutos. É um momento muito saudável para relaxar a mente, uma vez que já é final do dia e auxilia a dormir melhor. O que quero dizer aqui é, busque algo para fazer que faça você desligar a mente a noite e que te relaxe.

Além disso, conforme a você adquire o hábito e se acostuma com a sensação de “não pensar em nada” e deixa a mente vagar, você se surpreende como isso ajuda você a ficar mais calmo, focado e com melhor controle mental durante o seu próximo dia.

Yoga - Relaxar o stress diário

Antigamente não. Mas atualmente, que criei esse hábito, chega a ser engraçado, mas geralmente acordo sem despertador cerca de 5 a 10 minutos antes do despertador tocar. No entanto, é curioso que quando não medito na noite anterior, por algum motivo, não consigo acordar sem um despertador.

Se você precisa de um guia para começar a meditar, pode experimentar os cursos online ou aplicativos que estão no mercado. Existem vários deles que já possuem conteúdo em português, tanto nas opções gratuitas quanto pagas, aqui ficam algumas recomendações de cursos que já fiz e que pratico, caso queiram uma indicação, claro!

Cursos Online

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Depois de aplicar tudo isso, com certeza você encerrará seu dia de forma bem diferente. Você terá aderido a esses hábitos básicos, e seguramente seus dias serão melhores, mais produtivo, eficiente e equilibrado. Faça o teste por uma semana, e comente aí embaixo se funcionou como eu acabo de dizer para você. 🙂

Para finalizar meu dia ideal termina com 5 a 8 horas de sono, que é o mínimo que preciso para funcionar bem. Cada pessoa é diferente e as necessidades de sono mudam. Mas um bom sono é essencial para a concentração, criatividade, foco, memória e todos os processos mentais e físicos.

Conclusão

Para concluir, como você viu, não é tão difícil organizar a rotina.

Seja realista e não sature seu planejamento diário, pois a única coisa que causará para você mesmo é frustração ao final de cada dia. Principalmente, quando perceber que não terminou nem a metade das suas pendências.

Se você precisar de um pouco de orientação sobre o método a seguir para organizar a rotina e priorizar seus projetos e tarefas, recomendo a leitura também do artigo o sistema de 4 quadrantes de Stephen Covey.

Escrito por: Homero S. Mônaco F. é formado em Comunicação e Marketing pela FAAP. Atua na área de marketing desde 1998 e área de marketing digital desde 2001. Possui MBA em gestão empresarial pela FGV. Trabalha como CMO de Marketing Digital, consultor de marketing online e é empreendedor digital nas horas vagas.

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2 comentários em “Como organizar a rotina e ter mais tempo no seu dia

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